C.2. TATA KELOLA, TATA PAMONG, DAN KERJASAMA

Bagian ini berisi penjelasan tentang kebijakan, standar, IKU, dan IKT yang berkaitan dengan Tata Kelola, Tata Pamong, dan Kerjasama yang mencakup:

A.        Sistem tata pamong yang memenuhi aspek:

Sistem pelaksanaan tata pamong yang ditetapkan di Prodi Informatika UAA berdasarkan SK ………………. aspek kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil, karena dijalankan dengan mekanisme yang disepakati bersama serta koordinasi dengan fungsi dan wewenang di lingkungan Fakultas Komputer dan Teknik. Adapun penjelasan masing-masing aspek sebagai berikut :

1. Kredibel

Prodi Informatika mempunyai kualitas dan kapabilitas kekuatan yang mampu membuat kepercayaan masyarakat serta dapat diterima para pemangku kepentingan (stakeholder).

       a. Legalitas Prodi Informatika

Program Studi Informatika merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari struktur organisasi Universitas Alma Ata (UAA). Oleh karena itu, struktur organisasi dan tata fungsi Prodi Informatika sangat terkait dengan struktur organisasi UAA. Prodi Informatika memiliki legalitas dan struktur organisasi yang jelas yang digunakan oleh Prodi Informatika saat ini sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Alma Ata Nomor: ……………… tentang Pembentukan Struktur Organisasi dan Pengelolaan Program Studi S1 Informatika Universitas Alma Ata.

       b. Mekanisme Pemilihan Prodi

       c. Mekanisme Penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Operasional (Renop) dan Sasaran Mutu Prodi Informatika UAA

2. Transparan

Transparansi tata pamong pada Prodi informatika merupakan segala informasi tentang tata pamong dapat diakses oleh stakeholder UAA secara mudah dan akurat sesuai dengan peraturan yang berlaku di UAA. Seluruh aturan, kebijakan, pedoman telah disosialisasikan dengan baik dalam bentuk cetak, media rapat, dan media elektronik, sehingga memudahkan akses oleh seluruh sivitas akademik.

        a. Bidang Akademik

Transparan berarti mampu menyediakan informasi yang relevan dan mudah dijangkau oleh pemangku kepentingan (Stakeholder). Sistem yang dilaksanakan Prodi Informatika dalam pelaksanaan kegiatan akademik sesuai tugas dan fungsi Prodi dalam mengkoordinasikan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi dengan mengedepankan keterbukaan kepada pemangku kepentingan (Stakeholder) yang ada dalam Prodi Informatika UAA. Untuk menjamin transparansi pelaksanaan tata pamong yang dikoordinasi oleh Kantor Jaminan Mutu (KJM). Transparansi dalam bidang akademik juga ditunjukkan dengan tersedianya Portal UAA dan e-learning UAA yang dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen. Adanya portal UAA mahasiswa dapat melakukan KRS online, mendapatkan informasi jadwal perkuliahan, informasi nilai, dan lain-lain. Di akhir semester mahasiswa juga diberikan kesempatan untuk mengevaluasi dosen dengan mengisi evaluasi dosen di Portal UAA.

         b. Bidang Keuangan

Sistem tata pamong yang transparan di bidang keuangan dalam prodi Informatika tercermin dari kemudahan mahasiswa dalam mengakses tagihan keuangan melalui pengembangan sistem informasi manajemen online (portal.almaata.ac.id). Selain kemudahan dalam mengakses tagihan keuangan mahasiswa, transparansi juga terlihat dari penyusunan Rapat Kinerja dan Anggaran Tahunan (RKAT). Penyusunan RKAT sesuai dengan PM-AA-PT-7.5.41 tentang Pengajuan Rencana Kinerja dan Anggaran Tahunan (RKAT), memuat tentang pengelolaan dana yang ada di lingkungan Prodi Informatika yang mengacu pada konsep manajemen Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik (SADA). RKAT dikoordinir oleh Kaprodi Informatika atas usulan seluruh unit di lingkup prodi dan RKAT ini meliputi semua kebutuhan prodi Informatika dalam 1 (satu) tahun. Transparansi dalam bidang keuangan juga ditunjukkan pada portal UAA dan dapat diakses oleh mahasiswa dan DPA (Dosen Pembimbing Akademik). Proses penggajian dosen juga sudah transparan. Hal ini ditunjukkan dari informasi pengiriman slip gaji ke email dosen melalui institusi Alma Ata.

       c. Bidang SDM

Transparansi dalam aspek tata pamong, meliputi proses seleksi, proses pengangkatan dan proses pemberhentian seseorang dari jabatan. Adanya transparansi berpengaruh besar terhadap keharmonisan organisasi, sehingga akan meminimalisir peluang konflik internal organisasi. Dalam pemilihan Kaprodi dilakukan secara transparan dengan berpedoman pada PM-AA-PT-6.1.2 tentang Pemilihan Ketua Program Studi di lingkungan Universitas Alma Ata, sehingga ini selalu membuka kesempatan bagi para dosen yang telah memenuhi syarat untuk menjadi kaprodi.

Sistem tata pamong Prodi Informatika telah diketahui oleh Rektor Universitas Alma Ata, dosen, mahasiswa serta tenaga kependidikan. Semua pihak tersebut telah mengetahui tugas, peran dan fungsi masing-masing karena setiap kebijakan dan prosedur akademik diatur secara tertulis dan disosialisasikan kepada sivitas akademika, melalui orientasi pegawai, orientasi mahasiswa, buku panduan akademik, Alma Ata Etiquette dan dokumen mutu yang digandakan dan disimpan oleh setiap unit, dengan tetap dikendalikan oleh Kantor Jaminan Mutu. Setiap kebijakan, prosedur (sasaran mutu) sebagai pencapaian KPI Renop Prodi Informatika dalam pengelolaan akademik diupayakan transparan, diatur secara tertulis dan disosialisasikan kepada dosen Prodi Informatika maupun tenaga kependidikan dalam rapat Prodi Informatika, hasil rapat disampaikan kepada KJM. Sehingga tata pamong Prodi Informatika membuka diri untuk menerima kritik dan saran dari para dosen baik di bidang akademik, pelayanan administrasi maupun kegiatan kemahasiswaan, demi perbaikan Prodi Informatika yang akan datang.

Transparansi di bidang sumber daya manusia (SDM) juga ditunjukkan dalam rekrutmen dan penempatan SDM. Ketua Program Studi mempunyai kewenangan untuk mengajukan kebutuhan SDM sesuai kriteria prodi pada rapat pimpinan. Kriteria yang telah disetujui kemudian diajukan kepada direktur SDM. Direktorat SDM kemudian melakukan proses rekrutmen SDM secara terbuka, dengan syarat dan ketentuan yang diumumkan melalui website dan akun resmi media sosial UAA. Rekrutmen SDM menggunakan prosedur seleksi antara lain tes psikologi, tes wawancara, dan tes performansi seperti microteaching. Prosedur ini sebagaimana tercantum dalam PM-AA-PT-6.2.1 tentang Rekrutmen dan Seleksi.

3. Akuntabel

Akuntabilitas sebagai manifestasi dari transparansi tata pamong di mana setiap elemen berkewajiban menyampaikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan kinerja dan tindakannya kepada stakeholders. Untuk menjamin akuntabilitas sistem tata pamong pada Prodi Informatika, setiap kegiatan yang dilakukan disertai dengan proses monitoring dan evaluasi dalam bentuk rapat prodi, rapat pimpinan, laporan ketercapaian renop, laporan BKD dan evaluasi semester. Akuntabilitas tata pamong ini terkait erat dengan adanya sasaran mutu pada setiap unit di Prodi Informatika.

Sasaran mutu Prodi Informatika dibuat dalam satu tahun sekali dan dilakukan monitoring setiap 6 bulan sekali. Kegiatan monitoring ditentukan oleh KJM UAA. Akuntabilitas tridharma perguruan tinggi tergambar dari laporan Beban Kerja Dosen (BKD) setiap semesternya. Laporan BKD akan dievaluasi apakah sesuai dengan rencana BKD untuk menjamin tingkat kehadiran dosen dalam mengajar sesuai dengan perencanaan. Selain itu dalam proses pembelajaran dilakukan evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa setiap akhir semester yang dikelola oleh KJM. Hasil evaluasi dari mahasiswa tersebut akan dijadikan salah satu bagian dalam evaluasi kinerja dosen dalam satu semester ataupun satu tahun yang dilaporkan kepada Dekan Fakultas Komputer dan Teknik, Warek 1 Bidang Akademik dan Rektor. Hasil evaluasi kinerja dosen akan diberikan kembali kepada dosen yang bersangkutan sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja dosen. Akuntabilitas tridharma perguruan tinggi juga tergambar dari laporan penelitian dosen dan pembuatan laporan pertanggungjawaban (LPJ) mata kuliah pada setiap semester.

4. Bertanggung Jawab

Pengembangan Program Studi Informatika menganut prinsip tanggung jawab baik secara individu maupun kelompok. Segenap sivitas akademik bertanggung jawab, baik dalam pengembangan kebijakan maupun pengelolaan dan pelaksanaan program melalui proses partisipasi penyelenggaraan aspirasi secara bottom up dan top down. Implementasi prinsip tanggung jawab pada setiap kegiatan ditunjukkan dengan bukti bahwa tugas-tugas yang ditetapkan dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai aturan yang berlaku, waktu yang telah ditentukan dan anggaran yang disediakan. Hal ini juga didukung dengan adanya surat tugas ataupun surat keputusan atas kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Secara berkala Program Studi melakukan rapat kerja di awal tahun akademik untuk merumuskan program satu tahun ke depan dan juga menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilaksanakan pada semester sebelumnya. Hal ini Sebagai bentuk perwujudan tanggung jawab atas pengelolaan Program Studi Informatika. Agar seluruh komponen Program Studi dapat melaksanakan kegiatan dan bertanggung jawab, maka seluruh kegiatan mengacu pada SOP yang telah disusun oleh Kantor Jaminan Mutu (KJM) serta standar dan aturan yang ditetapkan Universitas.

5. Adil

Program Studi Informatika memberikan kesempatan kepada setiap individu untuk mengembangkan dirinya di bidang akademik tanpa membedakan suku, agama, jenis kelamin, usia dan golongan/kepangkatan. Pembagian hak dan kewajiban termasuk dalam hal studi lanjut dan pengembangan dosen dilakukan berdasarkan kesesuaian pendidikan, persyaratan tugas baik dari sisi kepangkatan, jabatan fungsional dan pengalaman baik untuk kegiatan akademik maupun non akademik, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.

Penilaian kinerja dosen dilakukan berdasarkan prestasi dan penyelesaian tugas, secara adil dan objektif melalui BKD. Selain itu pemberian reward dan punishment dilakukan berdasarkan prestasi yang dihasilkan serta pelanggaran yang dilakukan mengacu pada penilaian yang dilakukan oleh bagian SDM. Reward yang sudah diberikan berupa hadiah Umroh dan dana peningkatan prestasi kinerja, sedangkan punishment yang diberikan berupa surat peringatan (SP 1, 2, dan 3) tentang kinerja dan kedisiplinan. Sesuai dengan prosedur mutu nomor PM-AA-PT-7.5.123 tentang Pengajuan Reward Publikasi penelitian dosen, setiap dosen yang berhasil penelitiannya akan mendapatkan dana pembinaan diluar dana hibah yang dapat diakses semua dosen di UAA.

B. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional UPPS dan PS yang didukung kecukupan dokumen yang diperlukan.

C. Kebijakan terkait pengembangan kerjasama.

1. Surat Keputusan Rektor Universitas Alma Ata Nomor 060/A/SK/UAA/V/2016 tentang Pedoman Kerjasama Universitas Alma Ata.

Kebijakan kerjasama:

Kebijakan SK Terkait kebijakan kerjasama

PM dan SOP

Renop dan Renstra

SPMI

D. Kebijakan terkait fungsi kelembagaan sistem penjaminan mutu internal.

Penjaminan mutu Kemendikbud

Permendikbud no 3 tahun 2020

pembentukan kjm 2009

Struktur organisasi kjm tahun 2021

Bagian ini berisi penjelasan tentang pelaksanaan atas kebijakan, standar, IKU, dan IKT yang berkaitan dengan Tata Kelola, Tata Pamong, dan Kerjasama mencakup:

A.  Kepemimpinan UPPS dan PS dalam tiga aspek: operasional, organisasi dan publik.

Jelaskan tentang kepemimpinan UPPS dan PS dalam rangka melaksanakan standar untuk meraih IKU dan IKT yang mencakup aspek: operasional, organisasi dan public. Untuk organisasi ditambahkan dengan gambar organigram, dan tuliskan tupoksinya

Secara umum ada tiga pola kepemimpinan dalam Prodi Informatika UAA yaitu pola kepemimpinan operasional, organisatoris, dan kepemimpinan publik. Standar pola kepemimpinan Prodi Informatika UAA bertujuan untuk mencapai visi,misi, dan tujuan program studi .

1. 1. Kepemimpinan operasional.

Dalam kapasitasnya sebagai pimpinan operasional, Kaprodi beserta jajaran pengelola prodi menyusun Rencana Strategis (Renstra), Rencana Operasional (Renop), Sasaran Mutu (Sarmut), Rencana Induk Penelitian (RIP), Rencana Strategis Pengabdian Masyarakat (Renstra Pengabmas) prodi untuk mewujudkan visi misi tujuan prodi. Renstra dan Renop Prodi disusun mengacu pada Renop Fakultas Ilmu Komputer dan visi misi Prodi. Penetapan Sarmut mengacu pada Renop Prodi. Penetapan RIP mengacu pada Renstra dan RIP Fakultas. Renstra pengabmas disusun mengacu pada RIP Prodi. Semua dokumen Renstra, Renop, Sarmut, RIP, dan Renstra Pengabmas yang telah ditetapkan telah dijadikan pedoman dalam menjalankan prodi. Sedangkan, monitoring pencapaian Renop dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali sesuai dengan prosedur mutu nomor PM-AA-PT-5.4.3.

Kepemimpinan operasional dilaksanakan dalam proses akademik di bawah kepemimpinan ketua Program Studi dengan dibantu oleh sekretaris Program Studi. Dalam hal administrasi, ketua Program Studi dibantu oleh staf akademik, koordinator akademik dan pembelajaran, dalam hal kemahasiswaan ketua Program Studi di bantu oleh koordinator kemahasiswaan dan alumni. Sedangkan dalam hal monitoring kegiatan pengabdian dan masyarakat Dosen , dibantu koordinator P2M. Kepemimpinan operasional dilakukan dalam bentuk kegiatan keseharian seperti monitoring perkuliahan, rapat rutin, monitoring ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS), monitoring pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat dosen dan mahasiswa di tingkat program studi, memastikan sasaran mutu program studi sesuai dengan rencana operasional program studi.

1. 2. Kepemimpinan organisasi.

Ketua Program Studi bertanggung jawab atas setiap program pembelajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi ketercapaian program. Mengorganisasikan pelaksanaan program dengan memberikan tanggung jawab dan wewenang kepada koordinator yang mempunyai tugas dan tanggung jawab berhubungan dengan tercapainya program yang telah dilaksanakan. Mengendalikan jalannya pelaksanaan program melalui monitoring dan koordinasi pada setiap pelaksanaan yang telah dilakukan oleh setiap koordinator.

Hal-hal yang menjadi kendala dalam pelaksanaan dipecahkan bersama dalam lingkup Program Studi melalui rapat Program Studi dengan melibatkan semua koordinator dan dosen Prodi Informatika UAA apabila dalam lingkup Program Studi tidak bisa menyelesaikan permasalahan maka disampaikan di dalam rapat pimpinan.

Untuk kegiatan khusus (seperti seminar dan pengabdian masyarakat), dibentuk panitia ad hoc yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan. Evaluasi setiap kegiatan yang ada dalam Program Studi dilakukan dalam rapat Program Studi yang dilaksanakan minimal setiap satu minggu sekali. Kontrol dilakukan pada tahap akhir untuk mengevaluasi ketercapaian program yang dilaporkan dalam bentuk analisis ketercapaian pembelajaran dan dibahas pada rapat evaluasi semester.

Sistem pengalihan (deputizing) tidak dapat dilepaskan dengan struktur organisasi Prodi Informatika UAA. Pendelegasian kewenangan disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit. Mekanisme pengalihan dilakukan melalui rapat maupun secara langsung dalam hubungan koordinatif. Pengalihan ini dibedakan menjadi dua, yaitu pengalihan fungsional dan pengalihan oleh sebab berhalangan

Pengalihan fungsional adalah pemberian mandat pimpinan kepada bawahan (koordinator) disesuaikan dengan fungsi unit tersebut. Mandat akademik dialihkan kepada ketua Program Studi , dosen, dan staf administrasi akademik. Hal ini menyangkut pembagian kerja dan pelaksanaan tugas-tugas akademik, seperti pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan administrasi akademik, serta publikasi ilmiah.

Pengalihan oleh sebab berhalangan adalah pemberian mandat karena pimpinan tidak dapat melaksanakan tugas tertentu oleh sebab tertentu pula. Hal ini bisa bersifat situasional (rapat dan menghadiri kegiatan tertentu) atau tetap (sakit, tugas belajar, tugas luar, atau meninggal). Pengalihan tugas yang bersifat tetap diputuskan dalam rapat khusus dan ditetapkan oleh pimpinan yang lebih tinggi. Dan pengalihan tugas ini ditetapkan dengan membuat surat keputusan.

Akuntabilitas pelaksanaan tugas merupakan gambaran pelaksanaan tugas yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk mewujudkan hal tersebut setiap pengalihan tugas disertai dengan tujuan, petunjuk/prosedur pelaksanaan tugas dan indikator kinerja yang ditetapkan. Evaluasi setiap kegiatan yang ada di Program Studi dilakukan dalam rapat Program Studi yang dilaksanakan minimal setiap satu minggu sekali.

1. 3. Kepemimpinan publik.

Kepemimpinan publik adalah peranan dan sumbangsih Ketua dan Dosen Program Studi Informatika di masyarakat. Kepemimpinan publik Prodi Informatika UAA ditunjang atau diawali oleh Memorandum of Understanding (MOU) antara Rektor atau FKT UAA dengan pihak terkait. Kepemimpinan publik Ketua dan Dosen Prodi Informatika UAA cv dibuktikan dengan aktivitas antara lain:

1. Ketua Prodi Informatika UAA ditunjuk sebagai koordinator pelaksana wilayah untuk kegiatan pelatihan ICT bagi Industri Rumahan di 3 Kabupaten yaitu Bantul, Kulonprogo, dan Gunungkidul oleh Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (KPPPA) Republik Indonesia.
2. Berperan aktif dalam asosiasi perguruan tinggi teknik informatika dan komputer (APTIKOM).
3. Berperan aktif dalam organisasi keilmuan dengan menjadi anggota INDOCEISS
4. Menjadi pembicara di forum- forum publik. Contoh menjadi pembicara pelatihan di UPTD Sentolo, Komunitas Bangun Karya (di Pundong Bantul).
5. Berperan aktif dalam organisasi ADRI (Asosiasi Dosen Republik Indonesia).

Kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik yang dilakukan Ketua Prodi Informatika UAA tertuang dalam kegiatan Tri Dharma seperti ada Tabel xx.

Tabel xx Keterlibatan Ketua Prodi Informatika UAA di Berbagai Organisasi/Lembaga di Luar UAA

Kepemimpinan publik program studi juga ditunjukkan dengan dipercayanya Dosen menjadi tenaga profesional pada berbagai institusi di luar UAA. Keterlibatan Dosen dalam berbagai kegiatan publik disajikan pada Tabel xx

B.    Sistem pengelolaan fungsional dan operasional UPPS dan PS.

Jelaskan fungsi dan operasi nya UPPS (ikuti penjelasan yang ada pada Perek 24, 25 dan 26/2019 ttg SOTK ITS yang baru), dan evidence nya

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional di Prodi Informatika UAA mencakup aspek perencanaan (planning), pelaksanaan (organizing), pengorganisasian (staffing), Pengarahan (leading),  dan Pengendalian (controlling) dalam kegiatan internal maupun eksternal untuk tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan Tri Dharma perguruan tinggi di lingkup Prodi Informatika UAA.

1)      Aspek Perencanaan (Planning).

Setiap kegiatan Prodi Informatika UAA mengacu kepada Rencana Strategis (Renstra) yang mencakup kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan lainnya. Renstra merupakan acuan untuk mencapai target jangka pendek dan jangka menengah, dan dikembangkan sejalan dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Rencana strategis diuraikan ke dalam Rencana Operasional (Renop) Program Studi. Renop memuat indikator pencapaian setiap sasaran tahunan selama 5 tahun. Perencanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran mengacu pada Rencana Pembelajaran Semester (RPS). Lebih lanjut, Kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat dikoordinir oleh koordinator P2M Prodi Informatika UAA di bawah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) Alma Ata. Perencanaan penelitian mengacu pada Rencana Induk Penelitian (RIP) dan Rencana Strategis (Renstra) Pengabdian kepada Masyarakat.

2)      Aspek Pelaksanaan (Organizing)

Pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi pada Prodi Informatika UAA dikoordinasi oleh Ketua Program Studi (Kaprodi). Kaprodi mengkoordinasi setiap koordinator unit dalam struktur organisasi Prodi seperti Gambar 2.1. Pelaksanaan program di Prodi mengacu pada dokumen Prosedur Mutu dan Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur mutu merupakan pedoman pelaksanaan program kerja yang melibatkan lebih dari 1 (satu) unit pelaksana, sedangkan SOP merupakan prosedur pelaksanaan suatu kegiatan yang hanya melibatkan 1 (satu) unit pelaksana.

Sebagaimana Gambar 2.1, Kaprodi berkoordinasi dengan koordinator akademik dan pembelajaran dalam menjalankan program pendidikan. Koordinasi diantaranya kegiatan perencanaan dosen pengampu mata kuliah, jadwal kuliah dan praktikum, perwalian, memonitor proses pembelajaran, evaluasi proses pembelajaran, ujian tengah semester dan ujian akhir semester. Dalam beberapa kegiatan pendidikan pengajaran pimpinan Prodi Informatika UAA dibantu oleh panitia pelaksana yang ditunjuk, misal dalam ujian tengah semester, ujian akhir semester sehingga kegiatan tersebut berjalan lancar. Sedangkan bidang penelitian dan pengabdian masyarakat, Kaprodi Prodi Informatika UAA berkoordinasi dengan Koor P2M. Contoh koordinasi antara lain dalam kegiatan scientific meeting, monitoring bank data proposal penelitian, dan pengabdian masyarakat. Selain itu mendorong dosen untuk mengikuti hibah kompetitif baik pada skim internal UAA maupun Kemenristekdikti dan sumber hibah lainnya. Dalam bidang kemahasiswaan,Kaprodi berkoordinasi dengan Koordinator Kemahasiswaan dan Alumni. Sedangkan dalam penjaminan mutu prodi dan evaluasi mutu prodi, Kaprodi berkoordinasi dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM).

Setiap kegiatan yang telah dikerjakan dievaluasi dalam Rapat Program Studi yang dilaksanakan setiap seminggu sekali untuk melihat kemajuan dari indikator pencapaian sasaran mutu. Evaluasi tersebut akan dijadikan pertimbangan dalam perbaikan program/kegiatan pada periode berikutnya Output dari aspek organizing adalah struktur organisasi program studi yang ditunjukan oleh Gambar 2.1, Prosedur Mutu dan SOP. Prosedur Mutu dan SOP yang mengatur seluruh kegiatan di Prodi Informatika UAA, diantaranya ada pada Tabel 2.3.

Table

Output dari aspek organizing adalah struktur organisasi program studi yang ditunjukan oleh Gambar 2.1, Prosedur Mutu dan SOP. Prosedur Mutu dan SOP yang mengatur seluruh kegiatan di Prodi Informatika UAA, diantaranya ada pada Tabel 2.3.

3)      Aspek pengorganisasian staf (staffing).

Setiap staf di Prodi Informatika UAA bekerja sesuai dengan deskripsi kerja masing-masing. Penempatan personil setiap unit di program studi berdasarkan kualifikasi dan kebutuhan deskripsi kerja yang ditetapkan. Kaprodi membuat usulan personil untuk mengisi struktur organisasi prodi kepada Dekan untuk diajukan pada rapat pimpinan. Struktur organisasi Prodi Informatika UAA telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor nomor 41/A/SK/UAA/II/2016 tentang Penetapan Struktur Organisasi Prodi Informatika UAA dan Nomor 060/A/SK/UAA/VII/2017 tentang Perubahan Struktur Organisasi Prodi Informatika UAA. Penetapan deskripsi kerja juga mengacu pada peraturan Yayasan Alma Ata Nomor 031/A/YAA/I/2010 tanggal 04 Januari 2010 tentang peraturan kepegawaian

Untuk posisi-posisi tertentu yang belum terpenuhi oleh sumber daya manusia yang telah ada, maka pimpinan prodi berhak untuk mengajukan rekrutmen staff baru kepada Wakil Rektor II melalui dekan Fakultas Ilmu Komputer. Selanjutnya usulan tersebut akan ditindaklanjuti oleh Wakil Rektor II dan jajarannya melalui identifikasi kebutuhan staff tersebut. Pelaksanaan identifikasi mengacu pada prosedur mutu nomor PM-AA-PT-6.1.1 tentang Pelaksanaan Identifikasi dan Pemenuhan Sumber Daya Manusia.

4)      Aspek kepemimpinan (leading).

Semua tugas dikoordinir oleh ketua program studi (Kaprodi), dibantu oleh koordinator, dosen, dan staf administrasi akademik. Dalam kepemimpinannya, Kaprodi harus mampu:

1. Memberikan arahan, tujuan, peran dan tugas kepada seluruh pamong yang ada di dalam Prodi Informatika UAA.
2. Memotivasi dan menciptakan suasana/iklim kerja yang kondusif.
3. Mendorong dan menghargai kontribusi seluruh elemen di Prodi Informatika UAA dan stakeholder lainnya.
4. Menumbuhkan sikap saling percaya untuk berkarya secara bertanggung jawab sesuai peraturan dan etika yang berlaku.
5. Mengarahkan bawahannya fokus kegiatan yang telah disepakati.
6. Mengarahkan kegiatan menjadi hasil pencapaian yang terukur sesuai visi, misi, tujuan dan sasaran program studi. Selain itu, Kaprodi dalam proses kepemimpinan melakukan pendelegasian tugas tugas kepada personil/unit yang sesuai. Pendelegasian tersebut dapat dilaksanakan secara langsung maupun melalui rapat prodi yang dilaksanakan secara rutin seminggu sekali.

5) Aspek Pengawasan (Controlling).

Kegiatan pengendalian dan pengawasan di dalam Prodi Informatika UAA dilakukan secara rutin antara lain melalui rapat prodi dan kegiatan evaluasi lainnya. Rapat prodi berfungsi mengontrol kegiatan Tri Dharma yang sedang berlangsung. Contohnya, dalam bidang pendidikan yaitu rapat monitoring pelaksanaan perkuliahan. Monitoring tersebut bertujuan sinkronisasi materi agar tidak tumpang tindih antara mata kuliah satu dengan yang lainnya dan kehadiran dosen dan mahasiswa. Selain itu, pada akhir semester setiap dosen mata kuliah wajib membuat laporan evaluasi pembelajaran setiap matakuliah yang diampunya. Evaluasi mata kuliah meliputi ketercapaian jumlah pertemuan, kesesuaian rencana dan pelaksanaan pengajaran berdasarkan RPS yang dibuat, dan hasil belajar mahasiswa (IPS dan IPK). Seluruh laporan evaluasi mata kuliah akan dihimpun menjadi laporan evaluasi semester Prodi Informatika UAA. Dosen pengampu matakuliah akan evaluasi oleh mahasiswa dengan mengisi kuesioner secara online melalui portal mahasiswa. Hasil evaluasi Dosen akan digunakan sebagai bahan menentukan strategi pembelajaran semester berikutnya. Monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran selama satu semester secara rutin dilakukan berkoordinasi dengan direktorat pembelajaran UAA. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan setiap sasaran dalam kegiatan pembelajaran sudah tercapai dan terlaksana dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Melalui kegiatan evaluasi semester ini, target yang belum tercapai akan memperoleh masukan tindakan perbaikan agar target dapat dicapai pada periode selanjutnya. Sementara itu, dari aspek ketercapaian mutu di Prodi Informatika UAA, controlling dan evaluasi lainnya dilakukan secara rutin melalui kegiatan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) yang dilakukan oleh auditor internal oleh KJM Alma Ata.

C.    Kerjasama di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Jelaskan kerjasama dalam tridharma antara UPPS dan PS dengan mitra.

Prodi Informatika di bawah Fakultas Komputer dan Teknik telah menjalin kerjasama dengan berbagai instansi dalam negeri maupun luar negeri, baik instansi pemerintah maupun swasta. Kerjasama di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Berikut ini kerjasama prodi Informatika dengan instansi lain:

D.    Pelaksanaan proses penjaminan mutu internal

Jelaskan proses sistem penjaminan mutu dengan prinsip PPEPP. Penjaminan mutu di institusi, di upps dan di Prodi. (dapat melihat pada uraian panduan SPMI)

Pengelolaan mutu internal adalah upaya untuk menjamin pencapaian pencapaian visi, misi, tujuan dan strategis (VTMS) Prodi. Penjaminan mutu di Prodi Informatika mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh Universitas Alma Ata. Proses penjaminan mutu di tingkat prodi dikawal oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM), berkoordinasi dengan Kaprodi dalam menjalankan tugasnya dan disupervisi oleh unit Penjaminan Mutu fakultas (UPF) di bawah Kantor Jaminan Mutu (KJM) Universitas Alma Ata sesuai dengan Surat Keputusan Universitas Alma Ata 091/A/SK/UAA/III/2022 tentang Pengangkatan Pejabat Kantor Penjaminan Mutu (KJM) Universitas Alma Ata.

GJM dalam melaksanakan penjaminan mutu berpedoman pada instrumen penjaminan mutu Universitas Alma Ata yang terdiri dari (1) Kebijakan SPMI (2) Manual SPMI (3) Standar SPMI (4) Formulir (5) Prosedur Mutu (6) Standard Operational Procedure (SOP). Prinsip yang dikembangkan dalam penjaminan mutu di Prodi Informatika meliputi penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan (PPEPP). Seluruh aktivitas penyelenggaraan Prodi informatika dibingkai dalam perbaikan berkelanjutan siklus PPEPP yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Penetapan

Prodi Informatika telah menetapkan dokumen rencana strategis (renstra) dan rencana operasional (renop) prodi. Renop tersebut kemudian dijabarkan dan ditetapkan menjadi sasaran mutu prodi. Sasaran mutu adalah ukuran-ukuran keberhasilan dari setiap koordinator prodi dalam pelaksanaan layanan akademik dan manajemen mutu prodi.

Setiap unit prodi menyusun sasaran mutu sesuai dengan job desk dan renop prodi sehingga capaian mutu unit dapat mendukung ketercapaian VTMS prodi. Adanya sasaran mutu, setiap unit kerja di Prodi Informatika memiliki acuan capaian kinerja yang jelas sehingga dapat terarah dan terukur kinerjanya.

2. Pelaksanaan

Prodi Informatika telah menetapkan

3. Evaluasi

Evaluasi

AIMA

Hasil kerja dan capaian sasaran mutu akan dievaluasi melalui pengisian formulir Laporan Hasil Pencapaian Sasaran Mutu yang diatur dalam prosedur mutu PM-AA-PT-5.4.1/F2. Terdapat 3 kategori hasil evaluasi yaitu tercapai, belum tercapai, dan dalam proses. Jika target sudah tercapai, pimpinan unit dapat memberikan apresiasi dan meningkatkan kuantitas atau kualitas target pada periode selanjutnya. Jika target belum tercapai, pimpinan unit dapat meminta pertanggungjawaban unit terhadap ketidaktercapaian target tersebut yang meliputi identifikasi akar masalah dan Tindakan perbaikan apa yang harus dilakukan pada periode selanjutnya. Selanjutnya identifikasi akar masalah dan tindakan perbaikan dapat dituangkan dalam formulir PM-AA-PT-5.4.1/F3.

Hasil ketercapaian sasaran mutu unit akan dievaluasi oleh KJM melalui kegiatan audit internal mutu akademik (AIMA). Pelaksanaan AIMA ini mengacu pada prosedur mutu nomor PM-AA-PT-8.2.3. Kegiatan AIMA ini dilaksanakan setiap 1 tahun sekali.

4. Pengendalian

Pengendalian didasarkan pada analisis ketercapaian sasaran mutu pada saat evaluasi. Program-program kerja yang sudah tercapai dan melampaui target akan dipertahankan dan ditingkatkan, sehingga dapat memperoleh capaian yang lebih tinggi. Sedangkan sasaran mutu yang belum tercapai akan diidentifikasi akar permasalahannya dan ditentukan tindakan perbaikan. Contoh pengendalian yaitu mengendalikan kesesuaian materi ajar dengan perencanaan dan realisasi. Koordinator akademik melakukan analisis penyebab dan menentukan Tindakan perbaikan.

Berdasarkan hasil analisis akar masalah, beberapa mata kuliah tidak ter-update materi pembelajarannya. Tindakan perbaikan yang dilakukan, memasukkan kegiatan penyusunan dan pengumpulan RPS dalam kalender akademik prodi.

Bagian ini berisi penjelasan tentang evaluasi secara berkala mengenai keterlaksanaan kebijakan dan ketercapaian standar (IKU dan IKT) sehingga menemukenali praktik baik, praktik buruk dan praktik yang baru yang berkaitan dengan Tata Kelola, Tata Pamong, dan Kerjasama. Termasuk survei kepuasan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa terhadap Tata Kelola Organisasi UPPS dan PS.

Sampaikan hasil survei (bentuk evaluasi dalam berkala dengan cara evasem dan evaluasi ketercapaian renop) adapun yang dilakukan kuesioner ….

evaluasi tata pamong penilaian teman sejawat teman pimpinan → reward

kemudian di SWOTkan (kesepakatan) Nanti akan mudah saat di pengendalian

Bagian ini berisi penjelasan tentang pengendalian dan tindak lanjut (revisi dan rekomendasi) terhadap hasil evaluasi ketercapaian standar (IKU dan IKT) yang berkaitan dengan Tata Kelola, Tata Pamong, dan Kerjasama.

 Pengendalian

RTL dan RTM

Bagian ini berisi penjelasan tentang optimalisasi (peningkatan, penyesuaian, dan penyelarasan) terhadap standar (IKU dan IKT) yang berkaitan dengan Tata Kelola, Tata Pamong, dan Kerjasama.

Prodi Informatika UAA berupaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi. Upaya-upaya yang dilakukan antara lain.

A. Upaya peningkatan animo calon mahasiswa:

1. Branding Prodi Informatika UAA melalui pengembangan dan sosialisasi program-program Tridharma Perguruan Tinggi yang berbasis kepentingan umat, updating informasi kegiatan Prodi Informatika UAA melalui website maupun media sosial.

2. Mengadakan kegiatan Tes Potensi Akademik dan penelusuran bidang minat siswa di berbagai SMA/U/K/MA.
3. Mengadakan sarasehan bersama majelis musyawarah guru bimbingan konseling (MGBK) di beberapa kabupaten.
4. Melaksanakan roadshow ke SMA/U/K/ MA dan pondok pesantren.
5. Meningkatkan suasana akademik di lingkungan program studi sehingga kegiatan akademik mahasiswa lebih kondusif.
6. Meningkatkan kepuasan mahasiswa pada layanan akademik UAA sehingga pada nantinya mahasiswa dapat menjadi promotor bagi calon mahasiswa di sekitarnya untuk masuk ke Prodi Informatika UAA.
7. Meningkatkan sarana, prasarana, dan fasilitas pendukung untuk kegiatan pembelajaran di Prodi Informatika UAA sehingga dapat menjadi salah satu daya tarik bagi calon mahasiswa untuk belajar di Prodi Informatika UAA
8. Menyediakan Beasiswa Peduli Pendidikan untuk 10 calon mahasiswa registrasi pertama.
9. Mengadakan proses penjaringan mahasiswa baru melalui berbagai program penerimaan mahasiswa baru antara lain PBUD, PMDK-R, PMDK-UN dengan memberikan beasiswa.

B. Upaya peningkatan mutu manajemen:

1. Dibentuknya Gugus Jaminan Mutu (GJM) agar dapat mengontrol mutu yang ada di manajemen Prodi Informatika UAA.
2. Membuat dokumen mutu dengan mengacu pada pedoman dan kebijakan pemerintah terkait sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi.
3. Dokumen tersebut digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan akademik di Prodi Informatika UAA.

C. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan:

1. Meningkatkan kualitas pembelajaran meliputi pengembangan kurikulum, peningkatan kualitas dosen, peningkatan perangkat pembelajaran, penambahan dan pengembangan sarana prasarana pembelajaran.
2. Mengembangkan metode pembelajaran yang efektif dan efisien.
3. Meningkatkan kualitas tenaga kependidikan melalui tugas belajar atau pelatihan-pelatihan.
4. Menempatkan dosen untuk mengampu mata kuliah sesuai dengan area of interest.
5. Meningkatkan mutu standar seleksi penerimaan calon mahasiswa.
6. Melakukan perbaikan mutu secara berkelanjutan melalui GJM dan UPF.
7. Meningkatkan koleksi literasi di perpustakaan khususnya bidang Informatika sebagai sumber belajar mahasiswa.
8. Mengintegrasikan nilai-nilai islam dalam kurikulum.

D. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan:

Dalam upaya meningkatkan kualitas Tri Dharma, Prodi Informatika UAA telah menjalin kerjasama dengan berbagai perguruan tinggi dalam negeri maupun luar negeri. Contoh pelaksanaan kerjasama tersebut yaitu kolaborasi penelitian dengan Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Indonesia (UII). Saat ini Prodi Informatika UAA telah merencanakan  pelaksanaan seminar nasional berkolaborasi dengan Pusat Studi Informatika Medis UII.

2. Membangun kerjasama dengan berbagai institusi pendidikan maupun non pendidikan diantaranya UPTD Kecamatan Sentolo, UKM Bangun Karya. Kerjasama dengan UPTD Kecamatan Sentolo diwujudkan dengan pelatihan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi guru sekolah dasar/ sederajat di Kecamatan Sentolo. Kerjasama dengan UKM Bangun Karya diwujudkan dengan pelatihan tentang pemasaran di internet.

E. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif:

1. Aktif mensosialisasikan informasi berbagai hibah atau kompetisi penelitian kepada setiap dosen Prodi Teknik Informatika seperti hibah dari Yayasan,Kopertis, Kemenristek Dikti, dll.
2. Menyelenggarakan scientific meeting bagi para dosen setiap bulan. Kegiatan berupa workshop metodologi penelitian dan proposal clinic.
3. Mengajukan reward bagi dosen peneliti yang hasil penelitiannya dipresentasikan dalam seminar nasional / internasional.
4. Mengikutsertakan para dosen dalam pelatihan pembuatan proposal dana hibah yang diselenggarakan oleh pihak eksternal perguruan tinggi.
5. Menyediakan fasilitas pendampingan oleh dosen pakar dalam pengembangan proposal penelitian dosen.
6. Memfasilitasi pendampingan mahasiswa dalam pembuatan proposal hibah seperti proposal hibah bina desa (PHBD) dan program kreativitas mahasiswa (PKM).

Hasil dari upaya yang dilakukan Prodi Informatika UAA untuk memperoleh dana hibah kompetitif dapat diuraikan sebagai berikut: